Báo Giá Triển Khai Chấm Công Và Tính Lương Trên Lark
Kính gửi: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Quốc tế VISS
Ngành/đội ngũ áp dụng: VISS International/VISSECOM - vận hành thương mại điện tử, marketing và sales.
1. Căn Cứ Báo Giá
Theo phản hồi mới từ VISS, ngoài phần chấm công, VISS mong muốn đưa luôn phần tính lương tự động và phiếu lương vào phase 1 để có một luồng vận hành nhân sự khép kín hơn.
Diginno cập nhật phạm vi phase 1 gồm chấm công, bảng công tập trung, tính lương tự động theo dữ liệu công và phiếu lương cho nhân sự. Các module KPI nâng cao, thu chi, CRM, Pancake/BigSeller hoặc các module vận hành khác vẫn được tách ngoài phạm vi phase 1.
2. Phạm Vi Triển Khai Phase 1
Cấu hình tổ chức và nhân sự
- Thiết lập cấu trúc chấm công cho khoảng 80 nhân sự.
- Phân nhóm theo HCNS, kế toán, MKT, telesale, sale trực page, kho/FLUX và nhóm remote nếu có.
- Thiết lập admin vận hành cho Ban điều hành/HCNS theo phân quyền được VISS xác nhận.
Cấu hình ca và khung giờ
- Giờ hành chính HCNS/kế toán: 08:15-17:15, nghỉ trưa 12:00-13:30.
- Giờ MKT: 09:00-17:30; kho/FLUX: 09:00-18:00.
- Ca telesale/sale: ca sáng, ca chiều và ca tối theo dữ liệu VISS cung cấp.
Quy tắc ghi nhận công
- Quy đổi 1 công, 0,5 công, 0 công theo thời gian chuẩn từng bộ phận.
- Ghi nhận số giờ thực tế để phục vụ đối soát cuối tháng.
- Thiết lập quy định đi muộn/về sớm: tối đa 3 lần/tháng, mỗi lần không quá 60 phút; từ lần thứ 4 tính phạt theo quy định VISS.
Kiểm soát vị trí và ngoại lệ
- Thiết lập GPS cho 2 cơ sở: Đồng Me, Mễ Trì và Trần Duy Hưng.
- Bán kính chấm công dự kiến: 50-100m theo xác nhận cuối của VISS.
- Luồng xin làm online/WFH, chấm ngoài phạm vi và điều chỉnh công qua trưởng team/HR.
Tính lương tự động
- Tự động lấy dữ liệu công, đi muộn/về sớm, nghỉ phép và ngoại lệ đã chốt làm căn cứ tính lương.
- Cấu hình công thức lương cứng theo nhóm nhân sự/quy định đã được VISS xác nhận.
- Hỗ trợ bảng đối soát trước khi HR/kế toán chốt lương chính thức.
Phiếu lương nhân sự
- Tạo cấu trúc phiếu lương cho từng nhân sự dựa trên bảng lương đã chốt.
- Hỗ trợ luồng gửi phiếu lương và ghi nhận trạng thái xác nhận/khiếu nại ở mức cơ bản.
- Hướng dẫn HR kiểm tra dữ liệu trước khi gửi phiếu lương cho nhân sự.
3. Hạng Mục Bàn Giao
| STT | Hạng mục | Kết quả bàn giao |
|---|---|---|
| 1 | Hệ thống chấm công Lark phase 1 | Cấu hình nhóm nhân sự, ca làm, GPS, WFH/online và quy tắc chấm công cơ bản. |
| 2 | Bảng dữ liệu công tập trung | HR có nơi tổng hợp dữ liệu chấm công cuối tháng, hỗ trợ lọc theo team/nhân sự/trạng thái. |
| 3 | Luồng xử lý ngoại lệ | Ghi nhận các trường hợp quên chấm công, chấm ngoài phạm vi, làm online/WFH và điều chỉnh công. |
| 4 | Đào tạo và bàn giao | Hướng dẫn admin/HR vận hành, kiểm tra dữ liệu và xử lý các tình huống thường gặp. |
| 5 | Hỗ trợ xử lý lỗi sau go-live | Hỗ trợ HR xử lý lỗi mapping, dữ liệu, cấu hình, đối soát công và chạy bù dữ liệu trong 2 tháng sau go-live. |
| 6 | Bảng lương tự động phase 1 | Tính lương tự động từ dữ liệu công và quy tắc lương cứng đã được VISS xác nhận. |
| 7 | Phiếu lương nhân sự | Cấu trúc phiếu lương cho từng nhân sự và luồng xác nhận/khiếu nại cơ bản. |
4. Cam Kết Đồng Hành Sau Go-live
Sau khi hệ thống chấm công được đưa vào sử dụng, Diginno sẽ đồng hành cùng VISS trong 2 tháng sau go-live để đảm bảo hệ thống không chỉ được cấu hình xong, mà thực sự chạy ổn trong quy trình hằng ngày của HR và các team.
Ổn định dữ liệu nhân sự
- Kiểm tra lỗi mapping nhân viên giữa Lark Attendance và Base.
- Hỗ trợ xử lý trường hợp trùng, thiếu hoặc sai thông tin nhân sự.
- Hướng dẫn HR quy trình kiểm tra dữ liệu nhân sự trước mỗi kỳ chốt công.
Vận hành chấm công thực tế
- Hỗ trợ lỗi dữ liệu thiếu, trùng, sai ngày giờ.
- Hỗ trợ lỗi cấu hình ca làm, nhóm chấm công, ngày nghỉ.
- Hỗ trợ xử lý chấm ngoài phạm vi, làm online/WFH, quên chấm công và điều chỉnh công.
- Hỗ trợ chạy bù dữ liệu khi workflow lỗi hoặc dữ liệu chưa đồng bộ đủ.
Đối soát và chốt công
- Hỗ trợ đối soát số công giữa Lark Attendance và Base.
- Hướng dẫn HR cách kiểm tra dữ liệu bất thường trước khi chốt công.
- Hỗ trợ rà soát các trường hợp lệch công trong giai đoạn đầu sử dụng.
Tối ưu theo quy trình thực tế
- Hỗ trợ chỉnh sửa field, view, report khi VISS thay đổi quy trình vận hành.
- Ghi nhận các vấn đề phát sinh trong quá trình dùng thật để đề xuất cải tiến.
- Tư vấn hướng mở rộng sang KPI, dashboard hoặc các module HRM nâng cao ở phase tiếp theo.
Training và chuyển giao năng lực cho HR
- Training HR cách kiểm tra dữ liệu, phát hiện lỗi và báo lỗi đúng mẫu.
- Hướng dẫn admin/HR tự xử lý các lỗi thường gặp.
- Bàn giao checklist vận hành để VISS có thể chủ động kiểm soát hệ thống sau triển khai.
Mục tiêu của Diginno không chỉ là triển khai hệ thống chấm công và tính lương, mà là giúp VISS hình thành một quy trình vận hành ổn định, có dữ liệu tập trung, có người phụ trách rõ ràng và có khả năng mở rộng sang các module KPI, dashboard và HRM nâng cao trong các giai đoạn tiếp theo.
Gói phase 1 áp dụng cho chấm công, tính lương tự động, phiếu lương và hỗ trợ vận hành trong 2 tháng sau go-live. Trong quá trình triển khai hoặc sau thời gian hỗ trợ 2 tháng, các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi, hỗ trợ bổ sung hoặc nâng cấp hệ thống sẽ được tính theo đơn giá 500.000 VND/giờ sau khi hai bên xác nhận nội dung thực hiện.
5. Chi Phí Dịch Vụ
| Hạng mục | Đơn vị | Thành tiền | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Gói triển khai hệ thống chấm công Lark phase 1 | Trọn gói | 20.000.000 VND | Bao gồm cấu hình chấm công, bảng công tập trung, đào tạo HR và hỗ trợ xử lý lỗi trong 2 tháng sau go-live theo phạm vi mục 4. |
| Bổ sung tính lương tự động và phiếu lương vào phase 1 | Trọn gói | 10.000.000 VND | Bao gồm bảng lương tự động theo dữ liệu công, cấu trúc phiếu lương và luồng xác nhận/khiếu nại cơ bản. |
| Tổng chi phí phase 1 | 30.000.000 VND | Chưa bao gồm VAT. | |
Chi phí đề xuất cho phase 1
Bao gồm chấm công, tính lương tự động, phiếu lương và hỗ trợ vận hành/lỗi sau go-live
30.000.000 VND
Gói 30.000.000 VND áp dụng cho phase 1 gồm chấm công, tính lương tự động, phiếu lương và hỗ trợ vận hành trong 2 tháng sau go-live. Trong quá trình triển khai hoặc sau thời gian hỗ trợ 2 tháng, các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi, hỗ trợ bổ sung hoặc nâng cấp hệ thống sẽ được tính theo đơn giá 500.000 VND/giờ sau khi hai bên xác nhận nội dung thực hiện.
6. Timeline Dự Kiến
| Mốc | Nội dung | Điều kiện |
|---|---|---|
| D-10 đến D-7 | Chốt tổ chức Lark, danh sách nhân sự, ca làm, GPS 2 văn phòng và người duyệt. | VISS cung cấp quyền admin và dữ liệu đầu vào. |
| D-6 đến D-3 | Cấu hình hệ thống chấm công, nhóm ca, quy tắc GPS/WFH và bảng tổng hợp công. | Diginno triển khai sau khi nhận đủ dữ liệu. |
| D-2 đến D-1 | Kiểm tra dữ liệu mẫu, hướng dẫn HR/admin vận hành thử và rà soát các lỗi cấu hình trước go-live. | VISS bố trí người phụ trách HR/admin tham gia kiểm thử và xác nhận. |
| D-Day | Go-live chấm công cho toàn bộ nhân sự theo phạm vi phase 1. | VISS xác nhận nghiệm thu cấu hình trước khi thông báo nội bộ. |
| D+1 đến D+14 | Theo dõi vận hành đầu kỳ, hỗ trợ HR xử lý phát sinh ban đầu. | Ưu tiên ổn định dữ liệu chấm công trước khi đưa vào tính lương. |
| D+15 đến D+30 | Cấu hình, kiểm thử bảng lương tự động và phiếu lương trên dữ liệu công thực tế. | VISS cung cấp công thức lương cứng, mẫu phiếu lương và người duyệt số liệu. |
D-Day là ngày go-live chấm công chính thức do VISS và Diginno cùng xác nhận. Timeline có thể điều chỉnh theo mức sẵn sàng dữ liệu, quyền admin và lịch kiểm thử của VISS.
7. Tiến Độ Thanh Toán
| Đợt | Mốc thanh toán | Tỷ lệ | Số tiền |
|---|---|---|---|
| Đợt 1 | Ký hợp đồng/xác nhận triển khai | 70% | 21.000.000 VND |
| Đợt 2 | Bàn giao cấu hình chấm công, bảng lương/phiếu lương và hướng dẫn vận hành | 30% | 9.000.000 VND |
| Tổng cộng | 30.000.000 VND | ||
8. Ngoài Phạm Vi Phase 1
- Công thức lương/KPI/thưởng phức tạp ngoài các quy tắc lương cứng đã được VISS xác nhận trong phase 1.
- Tính KPI, thưởng hiệu suất, doanh thu/ads/hoàn hủy theo từng team nếu chưa có công thức và dữ liệu đầu vào ổn định.
- Module thu chi, sổ quỹ, tài chính, quản lý công việc, CRM, Pancake/BigSeller.
- Tích hợp API, đồng bộ realtime với hệ thống bên thứ ba hoặc migration dữ liệu lịch sử phức tạp.
- Các yêu cầu phát sinh ngoài phạm vi trong quá trình triển khai sẽ được tính 500.000 VND/giờ sau khi hai bên xác nhận nội dung thực hiện.
- Onsite ngoài các buổi làm việc online; nếu cần onsite tính 2.000.000 VND/buổi.
9. Điều Kiện Và Ghi Chú
- Giá trên chưa bao gồm VAT. Nếu VISS cần xuất hóa đơn VAT, tổng thanh toán là 33.000.000 VND.
- Chi phí license Lark, tài khoản Pro hoặc phí nền tảng bên thứ ba do VISS thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp.
- VISS sở hữu dữ liệu chấm công trên workspace Lark của VISS; Diginno không giữ dữ liệu sau bàn giao nếu không có thỏa thuận vận hành riêng.
- Mọi thay đổi ngoài phạm vi sẽ được xác nhận trước khi thực hiện và tính theo đơn giá 500.000 VND/giờ, trừ trường hợp hai bên thống nhất báo giá trọn gói riêng.
- Báo giá, timeline và điều kiện thanh toán cần được Diginno/Thuong rà soát lần cuối trước khi gửi chính thức cho khách hàng.